Privacy
Privacyverklaring
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie. Deze verordening is ook van toepassing op Rechtswinkel Overleg Zuid-Oost Nederland (kortweg: ROZON).
Daarom heeft het bestuur van het ROZON (hierna: het bestuur) deze policy geschreven.
Deze policy geldt voor alle rechtswinkeliers die zijn aangesloten bij één of meer van de leden van het ROZON. Voor de duidelijkheid: met de leden van het ROZON wordt bedoeld de aangesloten rechtswinkels die rechtspersoonlijkheid bezitten.
Het bestuur spant zich in om de persoonsgegevens veilig en correct te bewaren in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Verwerking
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde, of
identificeerbare persoon. Het bestuur, en in het bijzonder de secretaris, houdt de volgende
persoonsgegevens bij van de rechtswinkeliers in het bestand:
– voor- en achternaam;
– in welke fase van de studie de rechtswinkelier zich bevindt;
– e-mailadres;
– foto’s, gemaakt tijdens activiteiten van ROZON
– een eventueel door de rechtswinkelier verschaft telefoonnummer;
– een eventueel door de rechtswinkelier verschaft curriculum vitae, motivatiebrief en cijferlijst.
Het bestuur bewaart en verwerkt alleen de persoonsgegevens die voor de vereniging en het
lidmaatschap van de vereniging relevant zijn.
Gebruik
Het verschilt per categorie persoonsgegevens wat het bestuur hiermee doet. De verwerking van deze persoonsgegevens hebben ieder een specifiek doel. Hieronder vindt u een overzicht met uitleg:
– De voor- en achternaam en het studiejaar waarin de rechtswinkelier zich bevindt gebruikt
het bestuur ten eerste voor de administratie. Verder kunnen voor- en achternaam worden
genoemd in een (digitale) nieuwsbrief, bijvoorbeeld bij de uitreiking van Rechtswinkelier van
het jaar;
– Het e-mailadres bewaart het bestuur in de administratie en om de rechtswinkeliers onder
andere uitnodigingen en andere e-mails te sturen. Het bestuur verstrekt de e-mailadressen
niet aan derden, tenzij de rechtswinkelier hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven
of hier om heeft verzocht. Dit zal bijvoorbeeld bij een kantoorbezoek het geval zijn. Zonder
emailadres kan het bestuur de rechtswinkeliers niet goed op de hoogte stellen van
activiteiten, en andere relevante verenigingsgerelateerde informatie. Het is van wezenlijk
belang om het statutaire doel van de vereniging te vervullen. Verder wordt
e-mailcorrespondentie automatisch opgeslagen in de mailbox van het ROZON, zodat het bestuur deze later kan terugvinden en daaraan de gevolgen kan geven die het
geraden acht.
– De foto’s, gemaakt tijdens de activiteiten van het ROZON zullen mogelijk door het
bestuur worden gebruikt op de website (www.verenigingrozon.nl), in de nieuwsbrief, op de facebookpagina en andere sociale media. Zij dienen een sfeerimpressie te geven van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. Het is dus mogelijk dat u als rechtswinkelier op de foto’s staat. Er bestaat natuurlijk de gelegenheid om een foto te laten verwijderen van de website dan wel de sociale media (recht van bezwaar). Hiervoor kan contact worden opgenomen met het
bestuur.
– Een eventueel door de rechtswinkelier zelf verschaft telefoonnummer wordt bewaard in de
administratie en gebruikt om contact te houden voor verenigingsgerelateerde zaken.
– Het bestuur verstrekt geen gegevens aan derden, met uitzondering van de volgende
situaties:
Het bestuur verstrekt de bovengenoemde persoonsgegevens van de rechtswinkeliers die
zich hebben aangemeld voor een kantoorbezoek/activiteit aan het desbetreffende
kantoor/de desbetreffende instantie. Hiervoor geeft de rechtswinkelier dan uitdrukkelijk
toestemming en stuurt desgevraagd door het ROZON, of desverzocht aan het ROZON, de
benodigde informatie mee zoals een curriculum vitae, motivatiebrief en cijferlijst.
Wanneer ROZON dan wel het kantoor om dergelijke informatie verzoekt, wordt dit altijd
vermeld in de uitnodigingsmail.
Toegang
Het bestuur heeft toegang tot de persoonsgegevens. Andere rechtswinkeliers hebben geen toegang tot de persoonsgegevens, alleen die van zichzelf (inzagerecht). De rechtswinkelier heeft ook het recht op rectificatie dan wel aanvulling van zijn persoonsgegevens. Hiervoor kan contact worden opgenomen met het bestuur.
Bewaartermijn
Het bestuur bewaart de gegevens in ieder geval zo lang de rechtswinkelier is aangesloten bij een rechtspersoon die lid is van ROZON. Na het einde van het lidmaatschap worden de gegevens zo spoedig mogelijk verwijdert. Zodra de rechtswinkelier zijn rechtswinkelwerk beëindigt om welke reden dan ook worden alle gegevens van de oud-rechtswinkelier verwijderd, met uitzondering van reeds geplaatste publicaties, bijv. foto’s op de website van het ROZON. Op verzoek van de oud-rechtswinkelier kan het bestuur de foto’s van de oud-rechtswinkelier verwijderen die geplaatst zijn op de website, facebookpagina, andere sociale media en in de nieuwsbrief.
Toestemming
Het bestuur van ROZON verwerkt de gegevens op basis van een ondertekende
toestemmingsformulier en de daarmee verkregen toestemming. De rechtswinkelier kan zijn
toestemming op ieder moment intrekken. Hij/zij kan dit doen door de intrekking schriftelijk/elektronisch en ondertekend aan het bestuur toe te doen komen. De schriftelijke
intrekking kan worden toegezonden ter attentie van het bestuur van ROZON, Postbus 9049, 6500 KK Nijmegen of aldaar in het postvak worden gedeponeerd. De elektronische intrekking geschiedt door het toezenden van een e-mail naar rozon@jur.ru.nl t.a.v. het bestuur van ROZON.
Door toestemming in te trekken, is er geen verdere communicatie tussen de rechtswinkelier
en het bestuur mogelijk (recht op vergetelheid). Het bestuur moet dan immers de voor- en
achternaam, het e-mailadres, telefoonnummer, adres en alle andere persoonsgegevens van
het lid verwijderen, waardoor het bestuur daar geen gebruik meer van kan maken om contact te zoeken. Hiermee wordt de betekenis van het ROZON voor de aangesloten rechtswinkels uitgehold.
Het verwerken van de persoonsgegevens is dus noodzakelijk voor de uitvoering van de
overeenkomst met de leden (de rechtswinkels). Indien is gekozen geen toestemming te verlenen, dan worden de ingevulde gegevens slechts zodanig verwerkt om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst. Op die manier kan het bestuur in kaart houden wie wel/geen toestemming heeft verleend.
Vragen en/of klachten
Bij vragen en/of klachten kan de rechtswinkelier een e-mail sturen t.a.v. de secretaris van het bestuur van ROZON (via rozon@jur.ru.nl). Samen wordt vervolgens gekeken naar een passende oplossing. Komen de secretaris en rechtswinkelier er samen niet uit, dan kan de rechtswinkelier een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.